Cette politique explique comment Cloudustry SAS traite les données personnelles liées à Ploveo, conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés. Elle couvre le site vitrine et décrit les données traitées par le service : un répondeur téléphonique qui prend les messages des appelants, les transcrit et les range.

1. Responsable du traitement

Responsable: Cloudustry SAS
Adresse: 5 rue de la Fontaine, 13100 Aix-en-Provence, France
SIREN: 953 818 481
Contact données: legal@cloudustry.eu

Cloudustry SAS est responsable du traitement des données des visiteurs du site et des comptes utilisateurs. Les messages laissés par les appelants, et les données qui en sont tirées, sont traités pour le compte du professionnel de l’immobilier que l’appelant cherchait à joindre : c’est lui qui décide de l’usage qui en est fait.

2. Données traitées

Sur le site vitrine

Données de contact : adresse électronique et contenu du message lorsque vous contactez volontairement l’équipe.
Données techniques : adresse IP, horodatage, navigateur, système d’exploitation, page demandée et journaux nécessaires à la sécurité et au fonctionnement.
Préférences techniques : choix strictement nécessaires au fonctionnement du site, le cas échéant.

Ne transmettez pas de pièces d’identité, de données financières ou d’autres données sensibles dans un premier message de contact.

Dans le service, pour les utilisateurs

Compte : nom, adresse électronique, rôle (administrateur ou membre) et éléments de connexion. Lorsque vous vous connectez avec Google ou Apple, les informations d’identification transmises par ce fournisseur.
Équipe : nom, adresse électronique et rôle des personnes invitées.
Réglages du répondeur : numéro Ploveo attribué, texte de l’annonce, préférences d’alerte par e-mail.
Suivi des demandes : statut, personne chargée de la demande, notes internes, demandes saisies à la main.

Dans le service, pour les appelants

Données d’appel : numéro de téléphone de l’appelant lorsqu’il n’est pas masqué, date et heure de l’appel.
Message : la transcription écrite du message laissé après le bip.
Données relevées dans le message : uniquement ce que l’appelant a dit, par exemple son nom, un numéro de rappel, le bien concerné, une adresse, un budget, un projet, un délai, des disponibilités ou une urgence, ainsi que le résumé, le motif et l’action proposée qui en découlent.

Le message est transcrit en direct. Son enregistrement audio est gardé 30 jours, pour que le destinataire puisse le réécouter, puis effacé : seule la transcription écrite est conservée ensuite. L’utilisateur peut désactiver cet enregistrement dans ses réglages.

3. Finalités et bases légales

Répondre à une demande: Mesures précontractuelles prises à votre demande ou intérêt légitime à répondre.
Fournir le service: Exécution du service demandé par l’utilisateur : créer et gérer le compte, prendre les messages, les transcrire, les analyser, les ranger et envoyer les alertes par e-mail.
Sécuriser le site et le service: Intérêt légitime à prévenir les abus, diagnostiquer les erreurs et protéger l’infrastructure.
Obligations légales: Respect d’une obligation légale ou réponse à une demande d’une autorité habilitée.

L’analyse d’un message est automatisée. Elle sert à présenter le message à l’utilisateur, qui décide seul de la suite à lui donner.

4. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de Cloudustry SAS, à l’utilisateur concerné et aux membres de son équipe. Elles ne sont ni vendues ni louées. Elles peuvent être communiquées à une autorité légalement habilitée.

Cloudustry SAS fait appel aux prestataires techniques suivants, pour les tâches indiquées :

Google Cloud: Hébergement de l’application et de ses données, en France (région Paris).
Twilio: Téléphonie : numéros et acheminement des appels.
Deepgram: Transcription des messages, traitée dans l’Union européenne.
OpenAI: Analyse du texte des transcriptions.
ElevenLabs: Lecture à voix haute du texte de l’annonce d’accueil rédigé par l’utilisateur. Aucun message d’appelant ne lui est transmis.
Resend: Envoi des e-mails.
Vercel: Hébergement du site vitrine.
Cloudflare: Noms de domaine et protection du réseau.

5. Durées de conservation

Demandes de contact sans suite : jusqu’à 3 ans après le dernier échange.
Comptes utilisateurs : pendant la relation contractuelle, puis selon les durées légales et contractuelles applicables.
Enregistrements audio des messages : 30 jours après l’appel, puis effacement automatique ; aucun si l’utilisateur a désactivé l’enregistrement. Hébergés en France, avec le reste de son espace.
Transcriptions, demandes et données relevées : conservées dans l’espace de l’utilisateur, qui peut supprimer définitivement chaque demande.
Démonstration par téléphone du site : le numéro que vous saisissez, le message que vous laissez sur la ligne de démonstration, sa transcription et son analyse servent uniquement à vous montrer le résultat, avec votre accord. Ils sont supprimés dans l’heure, ou aussitôt si vous le demandez depuis la page de la démonstration. La démonstration ne conserve aucun enregistrement audio.
Journaux techniques et de sécurité : durée limitée au besoin opérationnel, au maximum 12 mois sauf incident justifiant une conservation plus longue.
Données nécessaires à une obligation comptable ou contentieuse : durée légale correspondante.

6. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires peuvent être établis hors de l’Espace économique européen. Lorsque des données y sont transférées, Cloudustry SAS veille à l’existence d’un mécanisme reconnu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Vos droits

Selon le traitement concerné, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer vos droits, écrivez à legal@cloudustry.eu. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement en cas de doute raisonnable sur l’auteur de la demande.

Si vous avez laissé un message à un professionnel qui utilise Ploveo, vous pouvez vous adresser directement à lui, ou nous écrire à l’adresse ci-dessus.

8. Sécurité

Cloudustry SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : limitation des accès, chiffrement des communications, journalisation de sécurité, sauvegardes et revue régulière des habilitations. Aucun dispositif ne pouvant offrir une sécurité absolue, les mesures sont réévaluées avec l’évolution des usages et des menaces.

9. Réclamation et mise à jour

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL sur cnil.fr. Cette politique peut évoluer ; sa date de dernière mise à jour figure en tête de page.